Przykłady zastosowań

Przykłady zastosowania systemu iDocument

Duża korporacja

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na ponad 300 stanowiskach. Zapewnia obsługę wszystkich kluczowych procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów i obiegiem informacji, w tym: tworzenie umów i ofert, rejestracja nowych punktów handlowych, obsługa reklamacji i rejestracja korespondencji. iDocument zintegrowany jest z innymi systemami działającymi w firmie (m.in. z SAP) w zakresie wymiany niezbędnych informacji wewnętrznych oraz współpracy z przedstawicielami handlowymi działającymi w terenie.

Wielooddziałowa firma handlowo-usługowa

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na 10 stanowiskach, w tym na 5 stanowiskach w centrali, po jednym stanowisku w każdym z 3 oddziałów i po jednym stanowisku u dwóch podwykonawców. System zapewnia obsługę wszystkich kluczowych procesów związanych z działalnością handlowo-usługową, w tym: prezentacja przykładowych produktów klientom, rejestracja parametrów zamówień, podpisywanie umów z klientami, zlecenie produkcji zewnętrznym dostawcom, obsługa ewentualnych poprawek w projektach, rozliczanie zamówień i rejestrowanie dokumentów sprzedażowych oraz obsługa reklamacji.

Państwowy instytut badawczy

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na 20 stanowiskach. Zapewnia obsługę procesu certyfikacji produktów oraz wydawania rekomendacji i aprobat technicznych. System współpracuje z serwisem internetowym Klienta, zasilając go na bieżąco w informacje niezbędne do działania wyszukiwarki wydanych rekomendacji i aprobat technicznych. iDocument wykorzystywany jest także jako repozytorium dokumentów i innych informacji gromadzonych w Dziale Certyfikacji Wyrobów, a także służy do generowania różnorodnych zestawień i raportów dla kierownictwa. W efekcie wdrożenia systemu iDocument zostały uporządkowane i ustandaryzowane procesy związane z certyfikowaniem produktów, a dzięki automatycznej kontroli terminów realizacji poszczególnych etapów udało się skrócić czas wydawania aprobat i rekomendacji.

Agencja pracy tymczasowej

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na 10 stanowiskach. Zapewnia obsługę wybranych procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów i obiegiem informacji, w tym: tworzenie umów i ofert, prowadzenie postępowań rekrutacyjnych i rejestracja korespondencji. iDocument wykorzystywany jest także jako repozytorium dokumentów i innych informacji gromadzonych w firmie.

Kancelaria prawna

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na 3 stanowiskach. Zapewnia obsługę procesów związanych z prowadzeniem spraw klientów kancelarii, a także stanowi bezpieczne i wygodne w obsłudze repozytorium danych i dokumentów, pozwalając błyskawicznie wyszukiwać interesujące naszego Klienta informacje i przeglądać historię spraw. System wykorzystywany jest także jako wewnętrzna baza wiedzy oraz służy do rejestrowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej. System jest używany do automatycznego generowania umów na podstawie szablonów.

Biuro rachunkowe

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na prawie 100 stanowiskach. Z tego 5 stanowisk zainstalowanych jest w siedzibie Klienta, natomiast pozostałe udostępnione są klientom biura rachunkowego do podglądu i wymiany faktur, deklaracji i innych dokumentów oraz do obsługi procesów związanych z prowadzeniem spraw klientów. System wykorzystywany jest także jako wewnętrzna baza wiedzy oraz służy do rejestrowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Firma szkoleniowa

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na 5 stanowiskach. Zapewnia obsługę wybranych procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów i obiegiem informacji, w tym: tworzenie umów i ofert, rekrutacja lektorów, prowadzenie działań marketingowych oraz rejestracja korespondencji. iDocument wykorzystywany jest także jako repozytorium dokumentów i innych informacji gromadzonych w firmie oraz jako centralna baza klientów. System współpracuje z serwisem internetowym Klienta pozwalając na podgląd wybranych dokumentów i informacji przez studentów i wykładowców przy wykorzystaniu zwykłej przeglądarki internetowej.

Firma budowlana

System iDocument wykorzystywany jest u naszego Klienta na 50 stanowiskach w różnych działach. Używany jest do obsługi wielu procesów – od kontroli podwykonawców na budowach wraz automatycznym inicjowaniem procesów reklamacyjnych, przez generowanie i akceptację procesów przetargowych i zakupowych, aż po składanie przez pracowników wniosków urlopowych i rozliczanie delegacji. Zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wyeliminowało problem niszczenia i gubienia dokumentów papierowych.

Firma ochroniarska

Implementacja systemu iDocument umożliwiła wszystkim pracownikom składanie w dowolnym momencie wniosków urlopowych oraz bieżące przesyłanie raportów, co wcześniej było niemożliwe ze względu na odległość chronionych obiektów od biur regionalnych. System wykorzystywany jest również w celu umożliwienia menadżerom i administratorom chronionych obiektów na przesyłanie uwag i skarg dotyczących wykonywania czynności służbowych przez pracowników ochrony, czyniąc współpracę z kontrahentami bardziej transparentną.

Rzemieślnicza firma produkcyjno-usługowa

System jest wykorzystywany na 30 stanowiskach we wszystkich działach firmy: produkcyjnym,  administracyjnym, handlowym, R&D oraz w laboratorium kontroli jakości. Wdrożenie systemu spowodowało znaczące skrócenie czasu trwania procedur badawczych i wdrożeniowych. Zastosowanie elektornicznego repozytorium dokumentów zoptymalizowało wykorzystanie surowców używanych do produkcji poprzez kontrolę terminów ważności półproduktów. Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach wyeliminowało problem opóźnionych płatności, przeterminowanych umów, oraz usprawniło procedury windykacyjne.